Wat doet een vertrouwenspersoon
Het begint met een luisterend oor te bieden aan de medewerker die heeft aangegeven hulp of advies nodig te hebben. Door de juiste vragen te stellen en het in kaart brengen van de situatie kan de vertrouwenspersoon advies uitbrengen en verschillende opties voorleggen. In de meeste gevallen zal dit informeel kunnen worden opgelost. Lukt dit niet dan wordt er gekeken welke andere mogelijkheden er zijn. Dit kan zijn een klachtenprocedure opstarten of doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties. De vertrouwenspersoon kan desgewenst hierin de begeleiding blijven doen.
De vertrouwenspersoon kan voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag en integriteitskwesties en kan het management ondersteunen en adviseren indien dit voorkomt. Indien er meldingen zijn dan wordt dit geregistreerd. Door de vertrouwelijkheid van de gesprekken heeft de vertrouwenspersoon vanzelfsprekend geheimhoudingsplicht.
Ook kan een vertrouwenspersoon vooraf worden ingeschakeld om advies en voorlichting te geven. Dit kan zijn aan directie en leidinggevenden, maar ook aan de medewerkers. Zo kunt u hopelijk ongewenste situaties voorkomen, maar mochten die toch ontstaan dan weten zowel management als medewerkers hoe hier mee om te gaan.
Interne versus externe vertrouwenspersoon
Grote bedrijven en organisaties stellen vaak een werknemer als interne vertrouwenspersoon aan. Dit heeft als voordeel dat de werknemer de organisatie kent, zowel de mensen als de bedrijfscultuur. Zij/Hij is op de werkvloer aanwezig en daardoor snel inzetbaar.
Dit heeft echter ook nadelen. De medewerker die aangesteld wordt als vertrouwenspersoon zal een opleiding moeten volgen, hier gaan tijd en kosten mee gepaard. Indien de interne vertrouwenspersoon een traject met een collega aangaat is deze tijdelijk niet inzetbaar op de eigen functie. Ook kan er sprake zijn van belangen verstrengeling. Of de medewerker die een melding wil doen voelt zich niet veilig bij de interne vertrouwenspersoon om welke reden dan ook.
De voordelen van een externe vertrouwenspersoon zijn de onafhankelijkheid en objectiviteit. Dit maakt het voor medewerkers makkelijker om de stap te nemen een melding te doen in geval van grensoverschrijdend gedrag. Een erkend vertrouwenspersoon is geschoold en heeft meer ervaring in allerlei situaties en bedrijven. Hierdoor kan er beter op een melding worden geanticipeerd en op de juiste manier worden gehandeld.
Verder wordt er een geanonimiseerd jaarverslag gemaakt van de meldingen die in het bedrijf zijn gedaan.
Hieruit volgt een analyse en met de bevindingen en aanbevelingen hiervan kan een bedrijf nog preventiever gaan werken in de toekomst.